Corona Workflow Einstellungen

So kannst Du Deinen Corona-Workflow einrichten

Hier erfährst Du, wie Du Deinen Corona-Workflow in covidoo individuell nach Deinen Wünschen und Bedürfnissen einrichten kannst.

Alle Einstellungen, die in diesem Abschnitt erklärt werden, findest Du in Deinen Event-Vorlagen, sowie in jedem einzelnen Event jeweils im Tab "Settings" unter dem Abschnitt "Corona-Schnelltest organisieren"

Corona-Test Workflow aktivieren

So aktivierst Du den automatischen Workflow

Corona-Test Workflow aktivieren - So aktivierst Du den automatischen Workflow

Um die automatischen Abläufe von covidoo nutzen zu können, musst Du zunächst den Corona-Test Workflow aktivieren.

Hinweis: Dies ist eine Standard-Einstellung, die im Normalfall bereits durch das Onboarding-Team getätigt wurde. Wenn automatische Prozesse nicht funktionieren, lohnt es sich jedoch einen Blick in diese Einstellung zu werfen, da dies eine häufige Fehlerquelle ist.

So gehts:

  • Gehe in eine Vorlage bzw. ein Event Deiner Wahl
  • Klicke oben auf den Tab "Settings"
  • Scrolle nach unten zum Abschnitt "Corona-Schnelltest organisieren"
  • Klicke oben rechts auf "Bearbeiten"
  • Aktiviere die Option "Corona-Test Workflow aktivieren", sodass der Schalter grün wird. 
  • Klicke oben rechts auf "Speichern"

Digitale Bestätigung

Diese Einstellungen kannst Du vornehmen, um Dir die Durchführung des Tests durch die Testperson bestätigen zu lassen

Digitale Bestätigung - Diese Einstellungen kannst Du vornehmen, um Dir die Durchführung des Tests durch die Testperson bestätigen zu lassen

Unter dem Abschnitt "Digitale Bestätigung" hast Du folgende Möglichkeiten:

  • Digital Unterschreiben: Hier kannst Du auswählen, ob die Testperson vor Ort unterschreiben soll, um die Durchführung des Tests zu bestätigen. Es gibt folgende Optionen:
    • Unterschrift ist optional
      Dem Testpersonal wird in jedem Schritt des Test-Workflows ein Button mit der Aufschrift "Test bestätigen lassen" angezeigt, die Unterschrift ist aber nicht zwingend erforderlich.
    • Unterschrift erforderlich: Bei Ankunft
      Dem Testpersonal wird beim CheckIn der Testperson ein Button mit der Aufschrift "Test bestätigen lassen" angezeigt. Die Testperson muss bereits beim CheckIn unterschreiben, noch bevor der Test durchgeführt werden kann oder die Testperson als "Angekommen" markiert wird.
    • Unterschrift erforderlich: Vor Testentnahme
      Dem Testpersonal wird vor der Testentnahme ein Button mit der Aufschrift "Test bestätigen lassen" angezeigt. Die Testperson muss vor der Testentnahme unterschreiben, damit der Test-Workflow fortgesetzt werden kann.
    • Unterschrift erforderlich: Nach Testentnahme
      Dem Testpersonal wird nach der Testentnahme ein Button mit der Aufschrift "Test bestätigen lassen" angezeigt. Die Testperson muss nach der Testentnahme unterschreiben, damit der Test-Workflow fortgesetzt werden kann.
    • Unterschrift ausblenden
      Es wird zu keinem Zeitpunkt des Testworkflows ein Button angezeigt, der die Möglichkeit gibt die Durchführung des Tests per Unterschrift bestätigen zu lassen. Wichtig: Wenn diese Option gewählt wird, empfehlen wir Dir das DOI-Verfahren zu aktivieren, da das Gesetz eine Bestätigung des Tests durch den Kunden vorschreibt. 
  • DOI-Bestätigung per E-Mail nach Test erforderlich: Wenn diese Option aktiviert ist, bekommt die Testperson nach der Durchführung des Tests eine Double Opt In-Email (kurz: DOI) zugeschickt, in der die Durchführung des Tests durch einen Klick auf den Bestätigungslink bestätigt werden muss. Das Testergebnis wird der Testperson erst zugeschickt, nachdem der Link in der DOI-Email geklickt wurde.
  • DOI-Bestätigung auch als SMS senden: Wenn Du möchtest, dass die Testpersonen neben der DOI-Email auch eine DOI-SMS zugeschickt bekommen, kannst Du diese Option aktivieren. Damit dies funktioniert, solltest Du sicherstellen, dass der SMS-Gateway eingerichtet ist. Wie das funktioniert, erfährst du hier.
  • DOI-Label drucken: Wenn Du diese Option auswählst, wird beim CheckIn ein Label ausgedruckt, auf dem die Testperson unterschreiben muss. Dieses Label kannst Du dann z. B. auf den Laufzettel kleben.

Test-Daten

Hier legst Du fest welche Tests in Deinem Testzentrum verwendet werden

Test-Daten - Hier legst Du fest welche Tests in Deinem Testzentrum verwendet werden

Unter dem Abschnitt "Test-Daten" hast Du folgende Möglichkeiten:

  • Verwendeter Test
    Hier wählst Du aus von welchem Hersteller die Tests sind, die Du verwendest. Du hast auch die Möglichkeit in der Liste zu suchen, z. B. nach dem Hersteller des Tests

    Wichtig: Wenn Du Deinen Kunden die Erstellung eines DCC (Digital Corona Certificate) in der Corona Warn App ermöglichen möchtest, muss einer der hier aufgelisteten Tests ausgewählt werden, da andere Tests von der CWA nicht unterstützt werden.
  • Verwendeter Test kann im Prozess geändert werden
    Wenn diese Option aktiviert ist, kann die Art des unter "Verwendeter Test" hinterlegten Tests im Laufe des Testprozesses noch geändert werden.
  • CheckIn-Manager darf Testart umstellen
    Wenn diese Option aktiviert ist, haben CheckIn-Manager im CheckIn-Screen die Möglichkeit die Testart umzustellen, das heißt er kann z. B. die Testart auf "PCR-Test" umstellen auch wenn die Testperson bei der Anmeldung die Testart "Antigentest" gebucht hat

Testergebnis

Hier legst Du fest auf welche Art die Testperson ihr Testergebnis erhalten soll

Testergebnis - Hier legst Du fest auf welche Art die Testperson ihr Testergebnis erhalten soll

Unter dem Abschnitt "Testergebnis" hast Du folgende Möglichkeiten:

  • Ergebnis automatisch an den Gast senden
    Wenn diese Option aktiviert ist, bekommt die Testperson ihr Testergebnis per Email zugeschickt, sobald es vorliegt. Wir empfehlen diese Option zu aktivieren, es sei denn Dein Workflow sieht vor dass Du Deinen Kunden ihr Testzertifikat bereits vor Ort ausdruckst.
  • Zusätzlich Ergebnis per SMS senden
    Wenn diese Option aktiviert ist, bekommt die Testperson ihr Testergebnis zusätzlich per SMS zugeschickt. Damit dies funktioniert, solltest Du sicherstellen, dass der SMS-Gateway eingerichtet ist - eine Erklärung findest Du hier.
  • Status "Geimpft/Genesen" und "Fremdgetestet" im Prozess erlauben
    Wenn diese Option aktiviert ist, können Personen mit diesem Status eingecheckt werden

Zertifikat

Hier legst Du fest auf welche Art die Testperson ihr Test-Zertifikat bekommt

Zertifikat - Hier legst Du fest auf welche Art die Testperson ihr Test-Zertifikat bekommt

Unter dem Abschnitt "Zertifikat" hast Du folgende Möglichkeiten:

  • Zertifikat mit der Benachrichtungsmail senden
    Wenn Du diese Option aktivierst, wird das Test-Zertifikat direkt als Anhang an die Ergebnis-Email angehängt.
    Hinweis: Damit dies funktioniert, musst Du zuerst eine entsprechende Zertifikatsvorlage erstellen und an Deine Events vererben. Wie das funktioniert, ist hier erklärt.
  • Zertifikat als Download anbieten
    Wenn Du diese Option aktivierst, wird bereits während des Testprozesses ein Label für die Testperson ausgedruckt, die die persönlichen Zugangsdaten zum Download des Zertifikats enthält.
  • Zertifikat mit PIN schützen
    Wenn Du diese Option aktivierst, wird das Zertifikat verschlüsselt ausgestellt. Die PIN, die zum Entschlüsseln der Datei benötigt wird, kann von der Testperson im Anmeldeprozess gewählt werden. Wird hier keine PIN vergeben, wird standardmäßig das Geburtsdatum der Testperson als PIN festgelegt.
  • Zertifikate
    Hier wählst Du aus um welchen Test es sich handelt
  • Zertifikat kann im Prozess geändert werden
    Wenn Du diese Option aktivierst, hast Du die Möglichkeit das Zertifikat im Laufe des Testprozesses zu ändern

Anmeldung

Falls die Testperson eine weitere Person über ihr Testergebnis informieren möchte

Anmeldung - Falls die Testperson eine weitere Person über ihr Testergebnis informieren möchte
  • Im Abschnitt "Anmeldung" hast Du die Möglichkeit, Deinen Kunden zu erlauben bei der Anmeldung eine CC-Adresse zu hinterlegen
  • Wenn die Testperson eine CC-Adresse hinterlegt, wird die Ergebnis-Email an die Email-Adresse der Testperson und die CC-Adresse geschickt

Konnektivität / Test-Partner

Diese Möglichkeiten hast Du zur Umbuchung und zur Integration in Partner-Apps

Konnektivität / Test-Partner - Diese Möglichkeiten hast Du zur Umbuchung und zur Integration in Partner-Apps

Walk-In / Umbuchung

  • Umbuchen im CheckIn-Prozess erlauben
    Wenn diese Option aktiviert ist, hast Du die Möglichkeit Deine Kunden im CheckIn-Prozess auf ein anderes Event umzubuchen. Diese Option ist hilfreich, wenn Du Deinen Kunden ermöglichen möchtest ohne großen Aufwand an einem anderen als dem ursprünglich gebuchten Tag zum Corona-Test zu erscheinen.

    Wichtig: Wenn Du mit einem Walk-In bzw. Book-In-Now Event arbeitest, ist das Aktivieren dieser Option dringend notwendig!!
  • Label verwenden
    Wenn diese Option aktiviert ist, wird beim CheckIn ein Label für den Kunden ausgedruckt, welches es ihm ermöglicht sich bei zukünftigen Besuchen in Deinem Testzentrum direkt mit dem darauf enthaltenen QR-Code einchecken zu lassen. Dies erspart dem Kunden bei zukünftigen Besuchen Zeit, da er sich dann nicht jedes Mal erneut zu einem Termin anmelden muss.

    Hinweis: Falls der Kunde das ausgedruckte Label verlieren sollte, findet er es jederzeit unterhalb des Test-Zertifikats.

Partner-Apps

  • Deutsche Corona Warn App
    Wenn Du diese Option aktivierst, bekommen Deine Kunden bei der Anmeldung zu einem Test-Termin die Möglichkeit ihr Testergebnis in die Corona Warn App übertragen zu lassen. Sie erhalten dann automatisch einen entsprechenden QR-Code in der Email mit ihrem Testergebnis, sodass Du dich um nichts weiter kümmern musst.

    Hinweis: Wenn Du Deinen Kunden ein digitales EU-Zertifikat anbieten möchtest, muss die Corona Warn App zwingend verwendet werden!
    Außerdem muss laut TestV die Anbindung an die CWA möglich sein!
  • Luca-App
    Wenn Du diese Option aktivierst, bekommen Deine Kunden bei der Anmeldung zu einem Test-Termin die Möglichkeit ihr Testergebnis in die Luca-App übertragen zu lassen. Sie erhalten dann automatisch einen entsprechenden QR-Code in der Email mit ihrem Testergebnis, sodass Du dich um nichts weiter kümmern musst.
  • Apollo Biotech
    Diese Option muss aktiviert werden, wenn Du Analyse-Geräte von Apollo Biotech verwendest und möchtest, dass die Ergebnisse automatisch in covidoo eingetragen werden!
  • www.verifoo.de
    Wenn Du diese Option aktivierst, bekommen Deine Kunden bei der Anmeldung zu einem Test-Termin die Möglichkeit ihr Testergebnis in die verifoo-App übertragen zu lassen. Sie erhalten dann automatisch einen entsprechenden QR-Code in der Email mit ihrem Testergebnis, sodass Du dich um nichts weiter kümmern musst.
  • Partner-Labels beim CheckIn mit drucken
    Wenn diese Option aktiviert ist, werden beim CheckIn alle Labels für die Partner-Apps, die Du oben aktiviert hast, mit ausgedruckt

Sonstiges

Sonstiges -
  • CheckIn-Prozess nach dem Test DEAKTIVIEREN
    Diese Option ist eine Standard-Einstellung und sollte daher IMMER aktiviert bleiben! Wenn sie nicht aktiviert ist, wäre es auch nach dem bereits abgeschlossenen Test noch möglich die jeweilige Person einzuchecken.

Gesundheitsamt benachrichtigen

  • Du hast hier die Möglichkeit mit der Aktivierung der Option "Agentureinstellungen überschreiben" eine andere Email-Adresse anzugeben, an die die positiven Testergebnisse des/der jeweiligen Events weitergeleitet werden sollen
  • Dies ist z. B. sinnvoll wenn Du mehrere Standorte innerhalb eines covidoo-Accounts verwaltest und für jeden Standort die Email-Adresse des jeweils zuständigen Gesundheitsamts hinterlegen möchtest (oder die Email-Adresse eines zuständigen Mitarbeiters, der die positiven Fälle gebündelt an das Gesundheitsamt weiterleitet)