Buchhaltung, Rechnungen, Stornierungen

So funktionieren Rechnungen und Stornorechnungen in covidoo

Um Dir die Buchhaltung so einfach wie möglich zu machen, kannst Du dir von covidoo ganz einfach Rechnungen generieren lassen. Hier erfährst Du wie es geht.

Rechnungen

covidoo erstellt Dir auf Wunsch automatisch Rechnungen für Deine Kunden

covidoo erstellt Dir auf Wunsch automatisch Rechnungen für die Ticketbestellungen Deiner Kunden, z. B. bei bezahlten Tests.
Aktiviere diese Option einfach am Event bzw. in der Event-Vorlage im Reiter "Settings". Eine genauere Erklärung dazu, wie Du bezahlte Tickets aktivierst und erstellst, findest Du hier.

Wichtig: Wir sind keine Steuerberater und geben Dir nur eine Information unter Vorbehalt weiter, die wir so erhalten haben. Bitte sprich das Vorgehen mit Deiner Buchhaltung und/oder Deinem Steuerberater vorher ab!!

Ausstellen von Rechnungen an Deine Kunden

Wenn Du die Option "Rechnungen" am Event im Reiter "Settings" aktivierst UND die Brutto-Maximalgrenze der Bestellung nicht überschritten wird, erhält Dein Kunde auomatisch einen Rechnungsbeleg.

Das Versenden des Rechnungsbelegs erfolgt in einer eigenen Email, die generiert wird, wenn der Kunde seine Bestellung bezahlt hat ODER wenn Du "Kauf auf Rechnung" aktiviert hast.

Rechnungsbelege direkt in BCC an die Buchhaltung

Unter Agentur > Bezahlinfos kannst Du Abschnitt "Rechnungen BCC-Mail" eine Email-Adresse hinterlegt werden, die die Belegmails automatisch in Blindkopie (BCC) erhält. Hier kannst Du z. B. die Email-Adresse Deiner Buchhaltung angeben. Weitere Informationen zur Bezahlung findest Du an dieser Stelle in der Doku.

Exportieren der erstellten Rechnungen für die eigenen Systeme oder den Steuerberater

Im Reiter "Bestellungen" des jeweiligen Events kannst Du alle Bestellungen zu einem oder mehreren Events als Excel-Datei exportieren. Der Export beinhaltet die Bestellungen und pro Bestellung folgende Informationen:

  • Information, ob hierzu eine Rechnung erstellt wurde
  • Bestellnummer
  • Datum der Bestätigung  ( = Ausstellungsdatum der Rechnung)
  • Gesamtbetrag Brutto
  • Gesamtbetrag Netto
  • Verwendete Steuersätze
  • Jede einzelne Position der Bestellung (Namen der bestellten Tickets, inkl. Menge, Netto-Preis, Brutto-Preis, MwSt.-Satz und MwSt.-Betrag)

Rechnungsnummern und weitere Informationen

Details zur Rechnungsstellung mit covidoo

Rechnungsnummern

  • covidoo generiert automatisch fortlaufende Nummern
  • Die Rechungsnummer wird erst dann erhöht, wenn die Rechungs-Email gesendet wird bzw. die Rechnung erstellt wird (siehe oben: "Ausstellen von Rechnungen an Deine Kunden"), NICHT bereits mit dem Bestellvorgang!
  • Die Nummern werden für alle Belege einer Agentur fortgezählt
  • Gestartet wird mit der Nummer 10.001
  • Jeder Nummer ist ein Prefix vorangestellt (einzustellen unter Agentur > Bezahlinfos > Rechnungen). Wird kein Prefix angegeben, wird automatsich das Prefix "GS-" verwendet.
  • Die Rechnungsnummer setzt sich aus dem Prefix und der Nummer zusammen
  • Rechnungsnummern werden an der Bestellung gespeichert. Änderst Du das Prefix, bleiben bei den alten Rechnungen die alten Rechnungsnummern (Prefix + fortlaufende Nummer) gespeichert
  • Hinweis: Es kann kein eigener Startpunkt der fortlaufenden Nummer angegeben werden

Sonstiges:

  • Bitte achte darauf, dass im Feld "Rechnungsinformationen" alle Informationen, die auf Rechnungsbelegen enthalten sein müssen, gepflegt sind. Wir ergänzen automatisch die Rechnungsnummer und das Datum.
  • Lasse die Rechnungen unbedingt vorher durch Deinen Steuerberater freigeben!
  • Rechnungen ins Ausland (mit z.B. ReverseCharge) werden aktuell nicht unterstützt. Hier muss die Rechnung storniert werden und mit einem eigenen Tool neu erstellt werden

 

So sehen Rechnungen aus (Version Mailtext)

So sehen Rechnungen aus (Version Mailtext) -

Wenn Du nicht die Option "Als PDF versenden" aktivierst, wird die Rechnung als Bestandteil der Bestätigungs-Email in Textform ausgegeben.
Du kannst am Event unter "Settings" im Abschnitt "Automatische Rechnungen" die Option "Rechnungsbeleg als PDF" aktivieren oder deaktivieren.

Aussehen/Inhalt der Rechnung

Die Rechnung ist Teil der Bestätigungs-Email an den Kunden (keine extra PDF-Datei). Sie beinhaltet folgende Punkte (siehe auch Bild):

  • (automatisch) Überschrift: "Rechnungsbeleg"
  • (automatisch) Rechnungsnummer (fortlaufende Nummer inkl. Prefix)
  • (automatisch) Datum der Bestätigung ( = Ausstellungsdatum der Rechnung)
  • (zu pflegen) Rechnungsinformationen
  • (zu pflegen) Infotext je nach Zahlungsart
  • (automatisch) Rechnungspositionen (Namen der bestellten Tickets inkl. Menge, Netto-Preis, Brutto-Preis, MwSt.-Satz und MwSt.-Betrag)
  • (automatisch) Details zu den angemeldeten Personen
  • (automatisch) Details zum Event (Name, Wann, Wo)
  • (automatisch) Rechnungsadresse des Käufers

So sehen Rechnungen aus (Version extra PDF)

So sehen Rechnungen aus (Version extra PDF) -

Wenn Du die Option "Als PDF versenden" aktivierst, wird die Rechnung als PDF-Datei an die Bestätigungsmail angehangen.
Du kannst am Event unter "Settings" im Abschnitt "Automatische Rechnungen" die Option "Rechnungsbeleg als PDF" aktivieren oder deaktivieren.

Aussehen/Inhalt der Rechnung im PDF-Format

Die Rechnung als PDF-Datei beinhaltet folgende Punkte (siehe auch Bild):

  • (automatisch) Überschrift: "Rechnungsbeleg"
  • (automatisch) Rechnungsnummer (fortlaufende Nummer inkl. Prefix)
  • (automatisch) Datum der Bestätigung ( = Ausstellungsdatum der Rechnung)
  • (zu pflegen) Rechnungsinformationen
  • (zu pflegen) Infotext je nach Zahlungsart
  • (zu pflegen) Logo
  • (zu pflegen) Highlight und Textfarbe
  • (automatisch) Rechnungspositionen (Namen der bestellten Tickets, inkl. Menge, Netto-Preis, Brutto-Preis, MwSt.-Satz und MwSt.-Betrag)
  • (automatisch) Details zu den angemeldeten Personen
  • (automatisch) Details zum Event (Name, Wann, Wo)
  • (automatisch) Rechnungsadresse des Käufers

So passt Du die Rechnung an

Grundeinstellungen

Im Reiter Agentur > Bezahlinfos > Abschnitt: Rechnungen erstellen

  • BCC-Mail
    An diese Email-Adresse werden Bestätigungsmails in BCC (Blind-Kopie) gesendet, wenn sie eine Kleinstbetragsrechnung enthalten. Hier kannst Du zum Beispiel die Adresse Deiner Buchhaltung eintragen.
  • Max. Brutto-Grenze
    Die Grenze in der eine automatische Rechnung gestellt werden darf. Wird die Obergrenze überschritten, erstellt covidoo keine Rechnung.
  • Prefix für Rechnungsnummer
    Hier kannst Du ein Prefix für die Rechnungsnummer festlegen. Lässt Du dieses Feld leer, wird "GS-" vor die Rechnungsnummer gesetzt. 
    Wichtig: Die Änderung des Prefix wirkt sich nicht auf bereits ausgestellte Rechnungen aus.
  • Rechnungsinformationen
    • vollständiger Name des leistenden Unternehmers
    • vollständige Anschrift des Rechnungsstellers
    • ggf. Hinweis zur Umsatzsteuerbefreiung oder sonstige Informationen
  • Logo
    • 56mm x 36mm (jpg, png) - nur für die PDF-Version benötigt
    • Hinweis Version Email-Text: Hier wird automatisch das Logo aus dem Reiter "Agentur > Info" oder "Event > Info" verwendet
  • Farben
    Es werden automatisch die Farben, die im Reiter "Agentur > Design" hinterlegt sind, verwendet oder (falls am Event bzw. an der Event-Vorlage gepflegt) die Farben aus dem Reiter "Event > Design"
    • Highlightfarbe
    • Textfarbe

Im Reiter Agentur > Bezahlinfos > Abschnitt: Bezahlarten

Für jede Bezahlart kannst Du folgende Infos pflegen:

  • Infotext auf Kleinstbetragsrechnung
    Du kannst diesen Text nutzen, um in der Kleinstbetragsrechnung einen Hinweis zu geben. Z. B. "Diese Rechung wurde bereits bezahlt" oder bei Kauf auf Rechnung "Bitte überweisen Sie den zu zahlenden Betrag innerhalb von 14 Tagen auf folgendes Konto…"

Im Event > Settings> Automatische Rechnungen

Hier kannst Du die folgenden Informationen aus "Agentur > Bezahlinfos" überschreiben:

  • Rechnungsinformationen
  • Max. Brutto-Grenze

So aktivierst Du Rechnungen am Event

Um automatische Rechnungen für ein Event zu aktivieren, gehe wie folgt vor: 

  • Gehe in das Event bzw. in die Event-Vorlage und wechsle in den Reiter "Settings"
  • Scrolle zum Punkt "Automatische Rechnungen" und klappe ihn auf
  • Aktiviere den Regler bei "Automatische Rechnungen aktivieren"
  • Wähle die Art ("Rechnungsbeleg als PDF" aktivieren oder deaktivieren)
  • Beachte den Punkt "So passt Du die Rechnung an", um deine Rechnungsbelege zu konfigurieren

Ab dem Zeitpunkt, an dem Du die Einstellung aktiviert hast, bekommt der Kunde in der Bestätigungsmail den entsprechenden Absatz mitgeschickt.

Ist ein nachträgliches Aktivieren möglich?

Solltest Du die Rechnungen nachträglich aktivieren, kannst Du die Bestätigungs-Email noch einmal an Deine Kunden versenden. Diese beinhaltet dann auch den Rechnungsbeleg. Neu angemeldete Kunden bekommen ab diesem Zeitpunkt die Rechnung automatisch.

Stornierungen

So kannst Du bereits mit covidoo erstellte Rechnungen stornieren

Stornierungen - So kannst Du bereits mit covidoo erstellte Rechnungen stornieren

Wenn ein Kunde seinen Termin absagt und sein Geld zurück haben möchte, kannst Du die bereits automatisch von covidoo erstellte Rechnung natürlich auch wieder stornieren.

Das geht so:

  • Gehe in das Event, in dem der Kunde den Termin gebucht hat
  • Suche den Kunden und klicke auf das Zahnrad-Symbol neben seinem Namen
  • Wähle im Menü die Option "Zur Bestellung"
  • Klicke im neuen Fenster auf "Bestellung stornieren"
  • Auf Wunsch kannst Du nun noch eine Email an den Kunden verfassen, um ihn über den Grund der Stornierung zu informieren oder die Absage seines Termins zu bestätigen. Wenn Du das nicht möchtest, aktiviere den Regler "Gast nicht informieren"
  • Aktiviere die Option "Status ändern" und bestätige die Stornierung nochmals mit einem Klick auf "Status ändern"
  • Fertig

Wichtig: Sobald Du die Rechnung storniert hast, musst Du dich aktuell noch selbst um die Zahlungsrückabwicklung und die Erstellung einer Storno-Rechnung kümmern!
Wir arbeiten aber bereits an einer Lösung, die Dir diese weiteren Arbeitsschritte abnimmt.