Massenimport von Kunden

Testpersonen importieren für Gruppenbuchungen

Es kann vorkommen, dass ganze Gruppen sich für einen Test anmelden. Hier erfährst Du, wie Du das am besten mit covidoo organisierst.

Allgemeines

Wenn Gruppen-Test gebucht werden, dann möchten die Teilnehmer sich meist nicht selber anmelden, sondern der Organisator möchte gerne eine Liste mit den zu testenden Personen einreichen. Das kann auch in covidoo organisiert werden.

  • Teilnehmerliste in bestimmtem Format (siehe unten) anfordern
  • Teilnehmerliste importieren, manuell auf Zugesagt stellen (und Ticket zusenden)
  • Personen normal testen

Hier erklären wir die einzelnen Schritte im Detail.

Info: Sie können auch ein neues Event anlegen und darin die Gruppe-Testung organisieren. Der Ablauf ist aber identisch, nur dass vorher ein neues Event angelegt werden muss.

Import vorbereiten

Bitte laden Sie sich die Beispiel-Liste herunter und lassen die Daten der Teilnehmer entsprechend eintragen:

» Master-Datei (Excel)

Folgende Daten können importiert werden (Spaltenname / Erklärung):

  • Stellvertreter E-Mail (Event)
    E-Mailadresse an die das Ticket und das Ergebnis geht
  • Anrede
    Herr | Frau | Divers
  • Vorname
  • Nachname
  • Geburtstag
    xx.xx.xxxx
  • Handynummer
    +4912345678
    An diese Nummer geht das Testergebnis und/oder der Downlaod-Code, wenn der SMS-Versand aktiviert ist
  • Straße
  • Hausnummer
  • Postleitzahl
  • Ort
  • Firma
  • Web (!! Achtung, verwirrende Beschriftung)
    Ausweisnummer
  • Tags
    Beispiel ein Schlagwort: GruppeA
    Beispiel mehrere Schlagworte: GruppeA;Gruppentestung
    Schlagworte zu den Gästen. Nach diesen kann dann die Gästeloste gefilter werden
     

Gäste importieren

Hier erfahren Sie, wie Sie die Gäste importieren und Ihnen die Tickets zukommen lassen können.

  • Gehen Sie in die Gästeliste des Events in dem die Gäste hinzugefügt werden sollen
  • Gehen Sie mit der Maus auf "+ Gast hinzufügen"
  • Wählen Sie "Gäste aus Excel importieren"
  • Wählen Sie Ihre Excel-Tabelle aus
  • Bei Bedarf können Sie noch Schlagworte angeben, die jedem importierten Gast zugeordnet werden
  • Bestätigen Sie, dass Sie das Einverständnis haben die Gäste anzulegen und klicken auf "Import starten"

Die Gäste werden jetzt hinzugefügt und am Ende wird Ihnen ein Report des Imports an Ihre E-Mailadresse gesendet. Das passwort zum entpacken des Exports finden Sie im Import-Dialog-Fenster.

Gäste bestätigen und Tickets senden

Jetzt müssen Sie die Gäste noch bestätigen, damit der Tester vor Ort sie sehen oder manuell suchen kann und – damit der Ablauf vor Ort so einfach wie möglich ist - den Gästen die Tickets senden (dies ist optional):

  • Filtert die Gäste nach dem Schlagwort, was Ihr beim Import vergeben habt
  • Klicke auf "Alle Auswählen" (links oben über den Gästen)
  • Klicke auf das Zahnrad für die Massenbearbeitung (rechts oben) und wähle "Manuell Zusagen + Ticket"
  • Lassen Sie den Haken "Gast über Zusage informieren" aktiv, wenn der Gast die Tickets bekommen soll
  • Klciken Sie auf "Manuell zusagen"

Die Gäste stehen jetzt bereit zur Testung in der Kundenliste und können vom Tester manuell gesucht oder wenn Sie das Ticket gesendet haben darüber gescannt werden.