Termine anlegen

Wenn Du dich das erste Mal in covidoo einloggst, sollten normalerweise bereits eine oder mehrere Vorlagen vorhanden sein, die das covidoo Onboarding-Team für Dich erstellt hat. Wenn Du wissen möchtest, wie Du mit Hilfe einer dieser Vorlagen neue Termine anlegst, kannst Du diesen Punkt überspringen und direkt beim Punkt Termine aus Vorlage erstellen weiter machen.

Falls die Termine, die Du neu anlegen möchtest, sehr stark veränderte Timeslots haben oder Du eine neue Vorlage erstellen möchtest, die sich nur auf bestimmte Tage bezieht, kannst Du dies folgendermaßen tun:

• Gehe oben in der Leiste auf "Events"
• Klicke oben links auf den Button "Event erstellen" ODER klicke rechts neben der Vorlage auf das Zahnrad-Symbol und wähle dort die Option "Duplizieren" aus
• Wichtig: Wir empfehlen Dir dringend, eine bereits von uns angelegte Vorlage zu duplizieren anstatt eine komplett neue Vorlage anzulegen!! Es ist schon häufiger passiert, dass Teststellen, die selbstständig neue Vorlagen angelegt haben, wichtige Einstellungen vergessen haben und es dann Missverständnisse und Ärger bei der Terminvergabe gab. Deshalb gehe hier lieber auf Nummer sicher.

Nun hast Du die Möglichkeit diverse Einstellungen vorzunehmen:

• Name (DE): Der Name des Events, der auch im Buchungskalender angezeigt wird
• Event-Typ: Du kannst hier zwischen kostenlosen Tests und Tests mit bezahlten Tickets wählen
• Wann: Hier kannst Du die Öffnungszeiten der Teststation angeben. -> Wichtig: Das hier angegebene Datum bitte NICHT verändern! Dieses Datum wird nur system-intern für die Anlage neuer Events verwendet und hat für Dich und Deine Kunden keine Relevanz, da es an keiner Stelle angezeigt wird.
• Die Felder "Anmeldung möglich ab" und "Anmeldung möglich bis" sollten leer bleiben, damit Deine Kunden jederzeit Zugriff auf den Buchungskalender haben
• Wo: Hier kannst Du den Namen der Teststation, sowie die Adresse und auf Wunsch auch einen Adresszusatz (z. B. mit Hinweisen zur Parksituation vor Ort) angeben
• Einstellungen -> Gast-Zusage: Hier sollte in der Regel die Option "Automatische Zusage nach Anmeldung" ausgewählt sein, da Du ansonsten zuerst jeden einzelnen Termin manuell bestätigen müsstest
• Einstellungen -> Double-Opt-in bei Eventanmeldung: Hier hast Du die Möglichkeit das DOI-Verfahren zu deaktivieren. Wir empfehlen Dir jedoch aus rechtlichen Gründen das DOI-Verfahren nur nach Absprache mit Deinem Anwalt oder Rechtsberater zu deaktivieren, da es in den meisten Fällen rechtlich verpflichtend ist

Sobald Du alle gewünschten Einstellungen bzw. Veränderungen vorgenommen hast, klicke oben rechts auf "Vorlage"

Wichtig: Klicke hier NICHT auf "Event anlegen" sondern auf "Vorlage", da du ansonsten ein neues Event anlegst und keine Vorlage, die Du dann zum Anlegen weiterer Events benutzen kannst

Es gibt einige wichtige Einstellungen, die gewährleisten, dass sowohl die Auto-Eventanlage als auch die spätere Anmeldung Deiner Kunden über den Buchungskalender reibungslos ablaufen und es nicht zu Problemen kommt. Diese Einstellungen sind in den vom Onboarding-Team erstellten Vorlagen bereits voreingestellt. 

Folgende Einstellungen im Tab "Settings" solltest Du nicht ändern bzw. bei der Anlage komplett neuer Vorlagen übernehmen:

• Öffentlich Die Vorlage, sowie alle Events, die du anlegst, sollten immer auf "Öffentlich" stehen, damit sie Deinen Kunden im Buchungskalender zur Auswahl angezeigt werden
• Anmeldung zum Event: Jeder kann die Seite sehen und sich anmelden

Abschnitt "Registrierungsprozess"

• Gast-Zusage: Automatische Zusage nach Anmeldung (Damit Du nicht jede Terminbuchung einzeln per Hand bestätigen musst)
• Warteliste: Warteliste geschlossen
• Max. Gäste: Hier kannst Du einfach eine hohe Zahl angeben (z. B. 99999), da es die Obergrenze der Kunden für das Event ist. Die tatsächliche Zahl der zugelassenen Kunden wird aber von den in den Timeslots verfügbaren Terminen bestimmt.
• Max. Gäste pro Anmeldung: Hier kannst Du angeben wieviele Personen höchstens pro Anmeldung angemeldet werden dürfen. Wenn sich z. B. jede Person einzeln anmelden soll, trägst Du hier eine "1" ein

Abschnitt "Corona-Schnelltest organisieren"

• Der Schalter "Corona-Test Workflow aktivieren" muss aktiviert sein!
• Die weiteren Einstellungen in diesem Abschnitt sind abhängig davon, was für Deinen individuellen Ablauf im Testzentrum wichtig ist.
• Wenn Du eine komplett neue Vorlage angelegt hast, empfehlen wir, dass Du Dir genügend Zeit nimmst um diese Einstellungen vorzunehmen, da es hier häufig zu Fehlern kommt. Daher ist es am Besten eine bereits vom Onboarding-Team erstellte Vorlage zu duplizieren (siehe hier), da diese bereits alle wichtigen Einstellungen enthält, die Du bei Deiner Anmeldung in der Checkliste angegeben hast!
• Eine komplette Übersicht über alle Einstellungen, die Du im Abschnitt "Corona-Schnelltest organisieren" vornehmen kannst, findest du hier

Abschnitt "Eventbezogene Manager"

• Hier kannst Du alle Manager-User, die Zugriff auf die aus dieser Vorlage angelegten Events haben sollen, zuweisen
• Wie Du einem Event oder einer Vorlage Eventbezogene Manager zuweist, findest Du hier
• Eine Übersicht über alle verfügbaren Rollen für Eventbezogene Manager findest Du hier

Zertifikatsvorlagen

• Wenn für jeden durchgeführten Test ein Zertifikat an den Kunden verschickt werden soll, musst Du außerdem eine Zertifikatsvorlage anlegen
• Wie Du eine Zertifikatsvorlage anlegst, ist hier erklärt

Oberhalb der bereits angelegten Timeslots findest Du den Abschnitt "Optionen für diesen Feldtypen".

Hier hast Du folgende Einstellungs-Möglichkeiten für die Timeslots:

• Auch Begleitpersonen müssen einen Timeslot wählen
  Muss aktiviert sein, wenn Du die Anmeldung von Begleitpersonen erlaubst, da diese sonst keinem Timeslot zugeteilt werden.
• Mehrfachauswahl erlauben
  Erlaubt Deinen Kunden innerhalb einer Anmeldung mehrere Timeslots auszuwählen (also z. B. einen Termin im Timeslot "10:15-10:30" und einen oder merere weitere Termine in anderen Timeslots am selben Tag. Wenn Du diese Option aktivierst, kannst Du zusätzlich angeben wieviele Timeslots Dein Kunde maximal pro Anmeldung auswählen kann ("-1" für unbegrenzt). Wir empfehlen in den meisten Fällen diese Option zu deaktivieren.
• Auswahl als Mengenangaben
  Wenn diese Option aktiviert ist, muss der Kunde nicht nur einen "Haken" bei seinem Wunsch-Termin setzen, sondern die gewünschte Menge der Termine im jeweiligen Timeslot angeben. 
• Verstecke nicht mehr verfügbare Optionen
  Wenn diese Option aktiviert ist, bekommen Deine Kunden keine Timeslots angezeigt, die bereits voll ausgebucht sind. Wir empfehlen Dir diese Option zu aktivieren.
• Kalendereintrag für Timeslot an Bestätigungsmail anhängen
  Wenn diese Option aktiviert ist, bekommt der Kunde im Anhang seiner Terminbestätigungs-E-Mail einen Kalendereintrag mit der Uhrzeit des jeweiligen Timeslots mitgeschickt.
• Timeslot-Datum in E-Mail verwenden
  Wenn diese Option aktiviert ist, wird in der Bestätigungs-E-Mail das entsprechende Timeslot-Datum angezeigt.
  Hinweis: Dies funktioniert nur wenn der Kunde und seine Begleitperson(en) bei der Anmeldung den selben Timeslot ausgewählt haben.
• Markiert das Event als voll, sobald kein Timeslot mehr verfügbar ist
  Wenn diese Option aktiviert ist, wird das Event auf den öffentlichen Event-Seiten als voll markiert.
• Start-Datum des Events als Timeslot-Datum verwenden
  Wenn diese Option aktiviert ist, wird automatisch das Start-Datum des Events als Timeslot-Datum verwendet.
  Wir empfehlen diese Einstellung zu aktivieren, da sie Fehler vermeidet.
• Filterung nach Wochentagen aktivieren:
  siehe Erweiterte Timeslot-Optionen

Wenn Du mit einer vom Onboarding-Team bereits angelegten Vorlage oder einem Duplikat hiervon arbeitest, sind hier bereits Timeslots angelegt.

So kannst Du die bereits angelegten Timeslots verändern und nach Wunsch weitere Timeslots hinzufügen:

• Gehe in die Vorlage und klicke auf den Tab "Formular"
• Klicke unter dem Punkt "Eventspezifische Felder" auf "Wann möchten Sie kommen?"
• Scrolle nach unten zum Punkt "Optionen für den Gast", hier findest Du die bereits angelegten Timeslots
• Wenn Du einen komplett neuen Timeslot anlegen möchtest, klicke auf den Button "+ Neue Option"

Für jeden Timeslot können folgende Einstellungen vorgenommen werden:

• Die Felder Bezeichnung, Beschreibung und Kalendereintrag Zusatztext können leer bleiben (Hinweis: Je nachdem auf welchem Server Deine Teststation liegt, kann es sein dass Dir diese Felder nicht angezeigt werden!)
• Verfügbar: Hier trägst Du ein wieviele Kunden sich für diesen Timeslot anmelden können
• Datum: Falls Dir hier ein Datum angezeigt wird, solltest Du dies NICHT verändern, da es sich hierbei um eine Angabe handelt, die nur system-intern verarbeitet wird und für Dich und Deine Kunden keine Relevanz hat, da sie nirgendwo angezeigt wird. 
• Du kannst aber auch oberhalb der Timeslots die Option "Start-Datum des Events als Timeslot-Datum verwenden" aktivieren, dann wird Dir an dieser Stelle kein Datum angezeigt
• Uhrzeit: Hier kannst Du die Start- und End-Uhrzeit des jeweiligen Timeslots eintragen; die meisten Teststationen arbeiten mit 15 oder 30 Minuten-Intervallen
• Wichtig: Wenn Du planst die Einstellungen der Vorlage an bereits existierende Events zu vererben, verändere bitte nicht die Uhrzeiten der bereits vorhandenen Timeslots, da es sonst zu Konflikten kommen kann wenn bereits Kunden Termine in diesen Timeslots gebucht haben!

Timeslots löschen/deaktivieren:

• Wenn Du einen Timeslot komplett entfernen möchtest, kannst Du dies mit einem Klick auf das rote Minus-Symbol tun
• Falls Du den Timeslot eventuell für spätere automatische Termin-Anlagen wieder verwenden möchtest, kannst Du aber auch einfach eine "0" im Feld "Verfügbar" eintragen. Dann wird dieser Timeslot nicht mehr als buchbar angezeigt, steht aber für Deine zukünftige Planung trotzdem noch zur Verfügung, sodass Du ihn nicht komplett neu anlegen musst

Hinweis: Um Dir die Übersicht zu erleichtern, kannst Du die Timeslots aufsteigend nach Uhrzeit zu sortieren, indem Du oberhalb der Timeslots auf den Button "Sort by date" klickst

Wenn Du mehrere neue Termine mit den gleichen oder ähnlichen Timeslots und Voreinstellungen anlegen möchtest, kannst Du hierzu die Auto-Eventanlage nutzen.

Das funktioniert so:

• Gehe auf "Events" und klicke auf die gewünschte Vorlage
• Klicke oben auf den Tab "Auto. Eventanlage"
• Klicke nun auf den Stift rechts neben dem bereits angelegten Scheduler. Wenn noch kein Scheduler vorhanden ist, kannst Du mit einem Klick auf "+Scheduler anlegen" einen neuen Scheduler anlegen
• Scrolle nach unten zum Punkt "Regeln zur Anlage"
  
  • Vorlauf: Hier gibst Du die Vorlaufzeit in Tagen an, der aktuelle Tag wird jeweils mitgezählt. Das heißt wenn Du z. B. Termine ab dem 07.01. anlegen möchtest und aktuell der 02.01. ist, dann wäre die Vorlaufzeit 5 Tage. Es ist auch nicht schlimm wenn Du Dir hier nicht ganz sicher bist, weil Du - bevor die Termine final angelegt werden - nochmal eine Vorschau der Termine angezeigt bekommst, die angelegt werden
  • Start-Datum: Alternativ zum Vorlauf kannst Du hier auch das Start-Datum auswählen. Wichtig: Entscheide dich entweder für den Vorlauf ODER für das Start-Datum
  • Bis zu welchem Zeitpunkt sollen die Events angelegt werden? Hier kannst Du auswählen ob die Termine bis zum Ende des Monats, bis zu einem von Dir bestimmten Datum oder für die nächsten x Tage angelegt werden sollen
  • Events für folgende Wochentage anlegen: Hier wählst Du aus für welche Wochentage die Termine angelegt werden sollen. Wenn Deine Teststelle z. B. am Wochenende geschlossen hat, kannst Du hier nur die Tage Montag bis Freitag auswählen
  • Hinweis: Wenn Du an einigen Wochentagen andere Öffnungszeiten hast, kannst Du entweder mit verschiedenen Vorlagen arbeiten (z. B. eine Vorlage für Montag bis Donnerstag und eine andere Vorlage für Freitag und Samstag) oder die Timeslots im Nachhinein in jedem einzelnen Event manuell verändern, wenn es sich nur um kleine Änderungen handelt
• Gehe danach in den Tab "Angepasster Inhalt" und prüfe ob der Name des Events richtig ist. Dies ist der Name, der dem Kunden auch im Buchungskalender angezeigt wird
• Wenn alles eingestellt ist, klicke auf "Speichern"
• Um die neuen Termine anzulegen, klicke auf das Play-Symbol (Dreieck) neben dem Scheduler
• Du bekommst nun nochmal eine Vorschau der Termine angezeigt, die angelegt werden
• Überprüfe diese nochmal und, wenn alles stimmt, klicke auf den Button "Events anlegen". Wenn Du sehr viele Events auf einmal anlegst, kann das einen Moment dauern
• Fertig! Die Events sind nun angelegt und können ggf. noch manuell verändert werden, wenn es z. B. an einem Tag kürzere Öffnungszeiten gibt (Feiertage, etc.)

Wenn Deine Teststelle an einzelnen Tagen andere Öffnungszeiten hat, kannst Du diese manuell im jeweiligen Event ändern.

Das funktioniert so:

• Gehe oben in der Leiste auf "Events"
• Klicke auf das Event, dessen Timeslots Du gerne ändern möchtest
• Klicke auf den Tab "Formular"
• Wähle unter der Überschrift "Eventspezifische Felder" den Punkt "Wann möchten Sie kommen?" aus
• Scrolle nach unten zu den Timeslots
• Hier kannst Du nun nach Wunsch einzelne Timeslots löschen oder die Zahl der verfügbaren Termine auf "0" stellen. Die Termine werden dann nicht mehr im Buchungskalender angezeigt
• Wichtig: Achte beim Löschen bzw. Bearbeiten von Timeslots bei bereits vorhandenen Events auf die Zahl der bereits gebuchten Termine (unterhalb des Feldes, in das man die verfügbaren Termine einträgt). Wenn hier bereits Termine von Kunden gebucht wurden, solltest Du diese Timeslots NICHT löschen, da die Termine sonst mitgelöscht werden ohne dass die Kunden hierüber benachrichtigt werden!

Wenn Du mehrere vorhandene Events auf einmal bearbeiten möchtest, kannst Du hier ebenfalls mit einer Vorlage arbeiten, deren Einstellungen Du dann an alle bereits vorhandenen Events vererbst. So kannst Du z. B. die Öffnungszeiten von allen Terminen anpassen, die Du mit Hilfe der Vorlage erstellt hast.

Das funktioniert so:

• Gehe oben in der Leiste auf "Events"
• Klicke in der Event-Liste auf die entsprechende Vorlage, die Du verändern möchtest
• Nimm die gewünschten Änderungen an der Vorlage vor
• Wenn Du z. B. die Öffnungszeiten verkürzen möchtest, kannst Du unter Formular -> Eventspezifische Felder -> "Wann möchten Sie kommen?" die Timeslots löschen, die nicht mehr buchbar sein sollen.
• Hinweis: Wenn Du Timeslots löschst, in denen bereits Termine von Kunden gebucht wurden, werden diese NICHT automatisch gelöscht! Die Verfügbarkeit der Termine wird jedoch auf "0" gestellt, sodass sich in diesen Timeslots keine weiteren Kunden anmelden können
• Wenn Du die Öffnungszeiten verlängern möchtest, kannst Du unter Formular -> Eventspezifische Felder -> "Wann möchten Sie kommen?" entsprechend der Öffnungszeiten neue Timeslots anlegen
• Wie Du Timeslots anlegst, veränderst oder löschst, ist hier nochmal ausführlicher erklärt.
• Sobald Du alle nötigen Änderungen vorgenommen hast, klickst Du unter dem Punkt "Eventspezifische Felder" auf den Button "Felder in Events übernehmen"
• Wichtig: Beachte, dass Du mit einem Klick auf den Button ALLE Events/Termine veränderst, die Du mit Hilfe dieser Vorlage erstellt hast!

Die Öffnungszeiten im "Info"-Tab des Events können nicht über die Vorlage vererbt werden. Diese müssen pro angelegtem Event einzeln verändert werden.

Du findest im Abschnitt "Optionen für diesen Feldtypen" die Option "Filterung nach Wochentagen aktivieren".

Wenn Du diese Option aktivierst, hast Du die Möglichkeit verschiedene Gruppen für unterschiedliche Wochentage anzulegen, z. B. wenn Du von Montag bis Freitag andere Öffnungszeiten hast als an Samstagen.

So gehts:

• Lege mit einem Klick auf den Button "+ Neue Gruppe" eine Gruppe an. Die Beschriftung dieser Gruppe kannst Du frei wählen, da sie in der Regel nur für interne Zwecke genutzt wird (z. B. "Mo-Fr", "Mo, Do, Fr", ...)
• Markiere unterhalb der Beschriftung die entsprechenden Wochentage, für die die Gruppe gültig sein soll
• Nun hast Du die Möglichkeit an jedem einzelnen neuen oder bereits angelegten Timeslot unter "Gruppe" die jeweilige Gruppe zuordnen

Tipp zur schnelleren Umsetzung von mehreren Gruppen:

• Lege zunächst nur eine Gruppe an (z. B. "Mo-Fr") und befülle diese mit allen benötigten Timeslots
• Klicke auf das "Duplizieren"-Symbol neben der jeweiligen Gruppe
• Lasse die Option "Timeslot-Gruppe duplizieren" deaktiviert und klicke auf "Duplizieren"
• Du müsstest nun zwei Gruppen mit identischem Namen sehen
• Benenne die neu erstellte Gruppe entsprechend (z. B. "Sa+So")
• Filtere nun mit Hilfe des Filters, den Du unterhalb des Buttons "+ Neue Option" findest, die Timeslots nach der neu erstellten Gruppe (in unserem Beispiel "Sa+So"
• Du kannst nun nach Wunsch einzelne Timeslots hinzufügen, ändern oder löschen - je nachdem inwiefern die Öffnungszeiten an diesen Tagen von der anderen Gruppe abweichen sollen

Vorteile:

Wenn Du auf diese Art mit verschiedenen Gruppen arbeitest, hast Du mehrere Vorteile, die Dir den Workflow erleichtern:

• Du benötigst theoretisch nur noch eine Vorlage pro Testzentrum
• Bei der Auto-Eventanlage werden automatisch die richtigen Timeslots für den entsprechenden Wochentag angelegt und Du musst nicht mehr manuell die Timeslots einzelner Termine anpassen (Ausnahme: Feiertage oder Tage an denen spezielle Öffnungszeiten außerhalb der Regel gelten sollen)

Wichtig: Wenn Du an manchen Wochentagen längere Öffnungszeit als an anderen Tagen hast, achte darauf, dass die Öffnungszeiten im "Infos"-Tab der Event-Vorlage im Abschnitt "Wann" die Öffnungszeiten aller vorhandenen Optionen einschließen.

Beispiel:
Du hast montags bis freitags von 08:00 bis18:00 Uhr geöffnet, samstags aber von 10:00 bis 20:00 Uhr. Die Öffnungszeiten im "Infos"-Tab der Event-Vorlage müssen also "08:00-20:00 Uhr" lauten, da es sonst zu Fehlern kommen kann, da Timeslots, die nach den Öffnungszeiten des Events stattfinden, unter Umständen nicht buchbar sind.