WalkIn, Umbuchen & Tickets anpassen

Wenn Kunden mit alten Tickets kommen oder einen kostenlosen Test bestellt haben, obwohl sie nicht dazu berechtigt sind, hat covidoo eine Lösung parat.

Du kannst für das guestoo Back-End zwischen zwei Darstellungsoptionen wählen. Die Screenshots in der Doku basieren auf dem "Klassischen Design".
Hier siehst Du die Unterschiede, damit Du dich auch im "Modernen Design" zurecht findest: » guestoo Back-End-Design

Inhalte dieser Seite:

Umbuchen / Alte Codes / WalkIn-Codes

Wenn der Kunde am falschen Tag kommt oder einen WalkIn-Code verwendet

WalkIn-Codes oder Anmeldungen von einem anderen Tag sind vom Ablauf her identisch zu behandeln. Der Kunde wird einfach in den aktuellen Tag gebucht - dabei bleibt der Original-Datensatz erhalten und es wird ein Duplikat im neuen Tag angelegt.

Dies funktioniert wie folgt:

QR-Code scannen
Es wird das Umbuchen-Fenster angezeigt
Standort wählen, falls es mehrere gibt, an denen der CheckIn-User die Rechte hat. Ansonsten wird dem User ohnehin nur eine Möglichkeit angezeigt
Entscheiden, ob die Tickets/Tests übernommen werden sollen (z.B. PCR-Test). Falls nicht, können sie später neu zugewiesen werden (siehe unten)
"Auswahl übernehmen" klicken

Dann ist der Kunde angelegt und der CheckIn-Manager landet automatisch in der Test-Ansicht des Kunden.

Wichtig: Wenn der Kunde bezahlte Tests gebucht hat, diese nicht in Anspruch genommen hat und das jetzt an einem anderen Tag nutzen möchte, bitte unten weiterlesen!

Tests nach der Umbuchung ändern

Falls verschiedene Tests angeboten werden und der umgebuchte Kunde diese ändern möchte, müssen dem Kunden jetzt noch die entsprechenden Tickets zugewiesen werden.

So weist Du andere Tests/Tickets zu

Zuerst muss der Kunde umgebucht werden (siehe oben)
Scrolle dann nach unten und klicke auf "Ticket zuweisen/wechseln"
Wähle die gewünschte Bezahlmethode (z. B. "Zahlung vor Ort") und das entsprechende Ticket aus
Klicke auf "Speichern"
Wenn der zugewiesene Test Geld kostet, hast Du jetzt die Möglichkeit über den Button "Zahlung vermerken" den Zahlungseingang zu vermerken. Je nach Einstellung wird mit Vermerkung der Zahlung automatisch eine Rechnung als PDF-Datei an die E-Mail-Adresse des Kunden versendet

Umbuchungen von bezahlten aber nicht genutzen Tests

Im Umbuchen-Screen kannst Du sehen, ob die Bestellung aus dem eingescannten QR-Code schon bezahlt wurde und ob bereits Tests durchgeführt wurden. Kommt ein Kunde z.B. einen Tag früher oder später und will die schon bezahlten Tests einlösen, kannst Du das Umbuchen entweder überspringen und den Kunden an dem ursprünglichen Tag testen ODER ihn umbuchen und ihm ein kostenlose Tickets der Test-Art zuweisen.

Wichtig: Hierzu muss bei der Verwaltung z. B. noch ein weitere Ticket-Art für umgebuchte bezahlte Tests angelegt werden. Der Preis für dieses Ticket muss € 0,00 betragen, damit das Ticket in der Buchführung nicht doppelt auftaucht.

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