Buchhaltung, Rechnungen, Stornierungen

covidoo erstellt Dir auf Wunsch automatisch Rechnungen für die Ticketbestellungen Deiner Kunden, z. B. bei bezahlten Tests.
Aktiviere diese Option einfach am Event bzw. in der Event-Vorlage im Reiter "Settings". Eine genauere Erklärung dazu, wie Du bezahlte Tickets aktivierst und erstellst, findest Du hier.

Wichtig: Wir sind keine Steuerberater und geben Dir nur eine Information unter Vorbehalt weiter, die wir so erhalten haben. Bitte sprich das Vorgehen mit Deiner Buchhaltung und/oder Deinem Steuerberater vorher ab!!

Ausstellen von Rechnungen an Deine Kunden

Wenn Du die Option "Rechnungen" am Event im Reiter "Settings" aktivierst UND die Brutto-Maximalgrenze der Bestellung nicht überschritten wird, erhält Dein Kunde auomatisch einen Rechnungsbeleg.

Das Versenden des Rechnungsbelegs erfolgt in einer eigenen E-Mail, die generiert wird, wenn der Kunde seine Bestellung bezahlt hat ODER wenn Du "Kauf auf Rechnung" aktiviert hast.

Rechnungsbelege direkt in BCC an die Buchhaltung

Unter Agentur > Bezahlinfos kannst Du Abschnitt "Rechnungen BCC-E-Mail" eine E-Mail-Adresse hinterlegt werden, die die Belegmails automatisch in Blindkopie (BCC) erhält. Hier kannst Du z. B. die E-Mail-Adresse Deiner Buchhaltung angeben. Weitere Informationen zur Bezahlung findest Du an dieser Stelle in der Doku.

Exportieren der erstellten Rechnungen für die eigenen Systeme oder den Steuerberater

Im Reiter "Bestellungen" des jeweiligen Events kannst Du alle Bestellungen zu einem oder mehreren Events als Excel-Datei exportieren. Der Export beinhaltet die Bestellungen und pro Bestellung folgende Informationen:

• Information, ob hierzu eine Rechnung erstellt wurde
• Bestellnummer
• Datum der Bestätigung  ( = Ausstellungsdatum der Rechnung)
• Gesamtbetrag Brutto
• Gesamtbetrag Netto
• Verwendete Steuersätze
• Jede einzelne Position der Bestellung (Namen der bestellten Tickets, inkl. Menge, Netto-Preis, Brutto-Preis, MwSt.-Satz und MwSt.-Betrag)

Rechnungsnummern

• covidoo generiert automatisch fortlaufende Nummern
• Die Rechungsnummer wird erst dann erhöht, wenn die Rechungs-E-Mail gesendet wird bzw. die Rechnung erstellt wird (siehe oben: "Ausstellen von Rechnungen an Deine Kunden"), NICHT bereits mit dem Bestellvorgang!
• Die Nummern werden für alle Belege einer Agentur fortgezählt
• Gestartet wird mit der Nummer 10.001
• Jeder Nummer ist ein Prefix vorangestellt (einzustellen unter Agentur > Bezahlinfos > Rechnungen). Wird kein Prefix angegeben, wird automatsich das Prefix "GS-" verwendet.
• Die Rechnungsnummer setzt sich aus dem Prefix und der Nummer zusammen
• Rechnungsnummern werden an der Bestellung gespeichert. Änderst Du das Prefix, bleiben bei den alten Rechnungen die alten Rechnungsnummern (Prefix + fortlaufende Nummer) gespeichert
• Hinweis: Es kann kein eigener Startpunkt der fortlaufenden Nummer angegeben werden

Sonstiges:

• Bitte achte darauf, dass im Feld "Rechnungsinformationen" alle Informationen, die auf Rechnungsbelegen enthalten sein müssen, gepflegt sind. Wir ergänzen automatisch die Rechnungsnummer und das Datum.
• Lasse die Rechnungen unbedingt vorher durch Deinen Steuerberater freigeben!
• Rechnungen ins Ausland (mit z.B. ReverseCharge) werden aktuell nicht unterstützt. Hier muss die Rechnung storniert werden und mit einem eigenen Tool neu erstellt werden

Wenn Du nicht die Option "Als PDF versenden" aktivierst, wird die Rechnung als Bestandteil der Bestätigungs-E-Mail in Textform ausgegeben.
Du kannst am Event unter "Settings" im Abschnitt "Automatische Rechnungen" die Option "Rechnungsbeleg als PDF" aktivieren oder deaktivieren.

Aussehen/Inhalt der Rechnung

Die Rechnung ist Teil der Bestätigungs-E-Mail an den Kunden (keine extra PDF-Datei). Sie beinhaltet folgende Punkte (siehe auch Bild):

• (automatisch) Überschrift: "Rechnungsbeleg"
• (automatisch) Rechnungsnummer (fortlaufende Nummer inkl. Prefix)
• (automatisch) Datum der Bestätigung ( = Ausstellungsdatum der Rechnung)
• (zu pflegen) Rechnungsinformationen
• (zu pflegen) Infotext je nach Zahlungsart
• (automatisch) Rechnungspositionen (Namen der bestellten Tickets inkl. Menge, Netto-Preis, Brutto-Preis, MwSt.-Satz und MwSt.-Betrag)
• (automatisch) Details zu den angemeldeten Personen
• (automatisch) Details zum Event (Name, Wann, Wo)
• (automatisch) Rechnungsadresse des Käufers

Wenn Du die Option "Als PDF versenden" aktivierst, wird die Rechnung als PDF-Datei an die Bestätigungsmail angehangen.
Du kannst am Event unter "Settings" im Abschnitt "Automatische Rechnungen" die Option "Rechnungsbeleg als PDF" aktivieren oder deaktivieren.

Aussehen/Inhalt der Rechnung im PDF-Format

Die Rechnung als PDF-Datei beinhaltet folgende Punkte (siehe auch Bild):

• (automatisch) Überschrift: "Rechnungsbeleg"
• (automatisch) Rechnungsnummer (fortlaufende Nummer inkl. Prefix)
• (automatisch) Datum der Bestätigung ( = Ausstellungsdatum der Rechnung)
• (zu pflegen) Rechnungsinformationen
• (zu pflegen) Infotext je nach Zahlungsart
• (zu pflegen) Logo
• (zu pflegen) Highlight und Textfarbe
• (automatisch) Rechnungspositionen (Namen der bestellten Tickets, inkl. Menge, Netto-Preis, Brutto-Preis, MwSt.-Satz und MwSt.-Betrag)
• (automatisch) Details zu den angemeldeten Personen
• (automatisch) Details zum Event (Name, Wann, Wo)
• (automatisch) Rechnungsadresse des Käufers

Grundeinstellungen

Im Reiter Agentur > Bezahlinfos > Abschnitt: Rechnungen erstellen

• BCC-Mail
  An diese E-Mail-Adresse werden Bestätigungsmails in BCC (Blind-Kopie) gesendet, wenn sie eine Kleinstbetragsrechnung enthalten. Hier kannst Du zum Beispiel die Adresse Deiner Buchhaltung eintragen.
• Max. Brutto-Grenze
  Die Grenze in der eine automatische Rechnung gestellt werden darf. Wird die Obergrenze überschritten, erstellt covidoo keine Rechnung.
  
• Prefix für Rechnungsnummer
  Hier kannst Du ein Prefix für die Rechnungsnummer festlegen. Lässt Du dieses Feld leer, wird "GS-" vor die Rechnungsnummer gesetzt. 
  Wichtig: Die Änderung des Prefix wirkt sich nicht auf bereits ausgestellte Rechnungen aus.
• Rechnungsinformationen
• vollständiger Name des leistenden Unternehmers
• vollständige Anschrift des Rechnungsstellers
• ggf. Hinweis zur Umsatzsteuerbefreiung oder sonstige Informationen
• …
• Logo
• 56mm x 36mm (jpg, png) - nur für die PDF-Version benötigt
• Hinweis Version E-Mail-Text: Hier wird automatisch das Logo aus dem Reiter "Agentur > Info" oder "Event > Info" verwendet
• Farben
  Es werden automatisch die Farben, die im Reiter "Agentur > Design" hinterlegt sind, verwendet oder (falls am Event bzw. an der Event-Vorlage gepflegt) die Farben aus dem Reiter "Event > Design"
• Highlightfarbe
• Textfarbe

Im Reiter Agentur > Bezahlinfos > Abschnitt: Bezahlarten

Für jede Bezahlart kannst Du folgende Infos pflegen:

• Infotext auf Kleinstbetragsrechnung
  Du kannst diesen Text nutzen, um in der Kleinstbetragsrechnung einen Hinweis zu geben. Z. B. "Diese Rechung wurde bereits bezahlt" oder bei Kauf auf Rechnung "Bitte überweisen Sie den zu zahlenden Betrag innerhalb von 14 Tagen auf folgendes Konto…"

Im Event > Settings> Automatische Rechnungen

Hier kannst Du die folgenden Informationen aus "Agentur > Bezahlinfos" überschreiben:

• Rechnungsinformationen
• Max. Brutto-Grenze

Um automatische Rechnungen für ein Event zu aktivieren, gehe wie folgt vor: 

• Gehe in das Event bzw. in die Event-Vorlage und wechsle in den Reiter "Settings"
• Scrolle zum Punkt "Automatische Rechnungen" und klappe ihn auf
• Aktiviere den Regler bei "Automatische Rechnungen aktivieren"
• Wähle die Art ("Rechnungsbeleg als PDF" aktivieren oder deaktivieren)
• Beachte den Punkt "So passt Du die Rechnung an", um deine Rechnungsbelege zu konfigurieren

Ab dem Zeitpunkt, an dem Du die Einstellung aktiviert hast, bekommt der Kunde in der Bestätigungsmail den entsprechenden Absatz mitgeschickt.

Ist ein nachträgliches Aktivieren möglich?

Solltest Du die Rechnungen nachträglich aktivieren, kannst Du die Bestätigungs-E-Mail noch einmal an Deine Kunden versenden. Diese beinhaltet dann auch den Rechnungsbeleg. Neu angemeldete Kunden bekommen ab diesem Zeitpunkt die Rechnung automatisch.

Wenn ein Kunde seinen Termin absagt und sein Geld zurück haben möchte, kannst Du die bereits automatisch von covidoo erstellte Rechnung natürlich auch wieder stornieren.

Das geht so:

• Gehe in das Event, in dem der Kunde den Termin gebucht hat
• Suche den Kunden und klicke auf das Zahnrad-Symbol neben seinem Namen
• Wähle im Menü die Option "Zur Bestellung"
• Klicke im neuen Fenster auf "Bestellung stornieren"
• Auf Wunsch kannst Du nun noch eine E-Mail an den Kunden verfassen, um ihn über den Grund der Stornierung zu informieren oder die Absage seines Termins zu bestätigen. Wenn Du das nicht möchtest, aktiviere den Regler "Gast nicht informieren"
• Aktiviere die Option "Status ändern" und bestätige die Stornierung nochmals mit einem Klick auf "Status ändern"
• Fertig

Wichtig: Sobald Du die Rechnung storniert hast, musst Du dich um die Zahlungsrückabwicklung und die Erstellung einer Storno-Rechnung kümmern!
Falls Du Dir die Arbeit sparen willst, kannst Du die automatische Rückabwicklung (siehe unten) aktivieren.

Damit Du weniger manuell machen musst, bietet guestoo Dir die automatische Rückabwicklung an. Diese übernimmt folgende Aufgaben:

• Automatisches erstellen einer Stornorechnung
  Wenn bei der Bestellung eine Rechnung erstellt wurde (unabhängig davon ob das Geld automatisch zurückerstattet werden konnte)
• Automatische Rückerstattung
  Wenn bei der Bestellung mit PayPal+ oder Wert-Gutschein bezahlt wurde

Stornorechnung:

Die Stornorechnung ist im normalen Rechnungsnummernkreis der Agentur. Sie beinhaltet neben allen Infos, die auch auf der Rechnung stehen:

• Hinweis auf die stornierte Rechnung (deren Rechnugsnummer und Datum)
• Statt "Rechnung" steht hier "Stornorechnung"
• Die Positionen der Original-Rechnung mit einem Minus davor

Die Storno-Rechungen werden ebenfalls im Rechnungsexport (zu finden im Reiter Bestellungen) mit ausgegeben.

Automatische Rückerstattung

Wenn eine kompatible Zahlungsart verwendet wurde, wird das bezahlte Geld automatisch zurückerstattet. Kompatible Zahlungsarten sind:

• Wert-Gutschein
  Nutzt der Gast einen Wertgutschein bei der Bestellung, wird dieser bei einer Stornierung wieder um den genutzten Betrag aufgefüllt.
• PayPal+
  Zahlt der Gast über Deinen PayPal Plus Account (egal ob per Bankeinzug, Kreditkarte, PayPal-Account, …), dann wird das Geld über den gleichen Weg automatisch wieder rerstattet.

Bei nicht kompatiblen Zahlungsarten musst Du Dich um die Rückerstattung selber kümmern. Die Stornorechnung wird unabhängig von der automatischen Rückerstattung erstellt.

Gast-Stornierungen:

• Du kannst die automatsiche Rückabwicklung unter Agentur > Bezahlinfos (unten auf der Seite) aktivieren. 
• Am Event kannst Du unter Settings im Abschnitt Registrierungsprozess die Absage durch den Gast erlauben
• und wenn Du magst die Stunden vor dem Event angeben, bis zu denen der Gast absagen kann
• Sagt der Gast ab, dann läuft die Rückabwicklung automatisch
• Es gibt eine E-Mail an den Veranstalter (mit der Info, dass Storniert wurde und dem Hinweis ob die Rückerstattung ebenfalls erfolgt ist oder nicht) und an den Kunden geht die Storno-Rechung

Manager-Stornierung

• Wenn ein Manager eine Bestellung storniert, kann er im Stornierungsdialog wählen, ob die automatische Rückabwicklung erfolgen soll oder nicht.
• Ist unter Agentur > Bezahlinfos die automatische Rückabwicklung aktiv, dann ist die Option auch im Storno-Dialog voreingestellt, kann aber wieder ausgeschaltet werden, falls sie in dem Fall unnötig ist